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GTDとは、「Getting Things Done（ゲッティング・シングス・ダン）」の略称で、情報整理術のコンサルタントであるデヴィッド・アレン氏が開発したタスク管理メソッドのことになります。
目次
情報が溢れ、やるべきことがたくさんある現代において、どのようにタスク管理をすれば良いのか悩んだことがある人もいるのではないでしょうか？
タスク管理アプリやTODOリストを使ってはみたものの、やることリストがたくさんでどれから手を付けていいか分からない、、といった状態になっている人もいるかもしれません。
GTDは、頭の中にある思考を全て書き出してから整理し、そこから具体的に起こすべき行動を明確にするという手法です。
GTDを実践するためのステップ
GTDの実践方法としては、以下のステップで構成されています。
以下GTDワークフローを体験することができるツールがあるので、良かったら実践してみてください。
STEP:1 収集して把握する
まずは気になっていること・やるべきことを全て書き出します。
この時点では特にあれこれ考えずに、思いついたことを全てをインボックスに集めることに集中しましょう。
やるかやらないかの判断は後でするので、とりあえず全部書き出して頭の中を視覚化するようにします。
STEP:2 処理・整理をする
インボックスに書き出したものを一つひとつ処理していきます。
なにかしらアクションを起こす必要があるかどうか、いつかやるのかどうか、取るべき行動が明確かどうか、2分以内でできることかどうか、自分でやるべきことかどうか、特定の日時にやるべきことかどうか、などを考えて情報を以下カテゴリに分類していきます。タスク管理アプリなどを使っている場合は以下のようにカテゴリを作成してタスクを整理します。
- いつかやる・たぶんやる
- プロジェクト化
- 依頼・連絡待ち
- 未来やること・カレンダー
- 次に取るべき行動
- ゴミ箱
いつかやる・たぶんやる
目安としては1〜2週間以内くらいにやりたいな、といったタスクをこのカテゴリに分類します。
実際にはやらずにどんどんとこのカテゴリのタスクが溜まっていくことがあるので、そうなった場合はタスクの見直しをします。
プロジェクト化
次に取るべき行動が明確になっていないタスクの場合はプロジェクト化するようにします。
例えば「引っ越し」というタスクがあったとしても、次に取るべき行動が明確ではありませんよね？
荷物を整理するのか、不動産屋に行くのか、などなどやることを細分化できる場合は、そのタスクをプロジェクト化して、プロジェクトごとにタスクを管理するようにします。
依頼・連絡待ち
自分でやる必要が無いタスクや、人に任せられるタスク、人からの連絡待ちのタスクはこのカテゴリに分類します。
未来やること・カレンダー
「いつかやる」と言葉的に混同しやすいですが、こちらのカテゴリーのタスクは必ずやらなければいけないタスクになります。
やるべき日時が決まっているけど、今すぐ行動に起こす必要が無い、でも忘れちゃ駄目という場合にこのタスクをカレンダーやリマインダーなどに追加します。
次に取るべき行動
分類を進めていくと最終的にたどり着くのがこの「次に取るべき行動」というカテゴリーになります。
このカテゴリーこそまさに「今日やるべきこと」「今からやるべきこと」になります。
STEP:3 実行する
カテゴリごとに分類したタスクを実行します。優先順位を付けるのも大切ですが、なかなかやるべきことが進まないという場合はタスクの細分化ができていないかもしれません。次に取るべき行動はかなり明確にしておくと実行がしやすいです。たとえば「メールを開く」「封筒を開ける」くらいまでやるべきことを細分化すると行動を起こしやすくなります。
STEP:4 レビューをする
分類したタスクは定期的に見返すようにしましょう。
やっぱりやる必要が無いタスクや、プロジェクト化したほうが良いタスク、人に任せたほうが良いタスクなどなど、1週間1度はタスクの見直しを行うようにします。
GTDのメリットと注意点
メリット
- ストレスの軽減：思考をすべて書き出してから整理するので、抜け漏れが無く頭の頭の中を綺麗に整理することができます。
- 生産性の向上：やるべきこと・今集中して取り組むことが明確になるので生産性が向上します。
注意点
- 継続的な見直しが必要：タスクを分類したら終わりではなく、タスクは定期的な見直しが必要です。
- タスク整理に時間を取られすぎないようにする：今やるべきことを明確にするのがGTDの手法ですが、タスクの整理にあれこれ考えて時間がかかってしまっていては肝心のタスクを実行する時間が奪われかねません。あくまで大切なのはタスクを実行するということであり、タスク管理に振り回されないように気をつけましょう。
- ツールの活用：GTDは紙とペンしか無い時代に生まれた手法ですが、今はタスク管理のための強力なツールがたくさんあります。これらツールは学習コストが少し高いツールなどもありますが、慣れていくととても便利なものになります。
今まではタスクは手書きの手帳を使っていたという人も、GTDを実践するのとあわせてタスク管理アプリなどを利用してみるのもおすすめです。
GTDは、頭の中をクリアにして、今やるべきことに集中するためにとても実用的な手法です。
ぜひGTDを取り入れて忙しい日々のタスク管理の改善をしてみてください。
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